مهمترین نکته در خرید و فروش املاک ، احراز مالکیت فروشنده است. فروشنده باید مطابق قانون، مالک ملکی باشد که به فروش میرساند یا از سوی فروشنده ملک، دارای وکالتنامه رسمی باشد. در صورتی که ملک متعلق به چند نفر باشد و اصطلاحا مال مورد معامله بین چند نفر مشاع باشد، در این صورت یا باید همه مالکین در هنگام فروش حاضر بوده و رضایت خود را اعلام کنند و یا یک نفر از سوی بقیه مالکان، وکالت در فروش داشته باشد که در این صورت وکالتنامه باید به صورت رسمی و در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شده باشد و به صراحت به وکیل اجازه فروش ملک را داده باشد. همچنین علاوه بر تصریح به وکالت در فروش، وکیل باید وکالت در دریافت ثمن(قیمت) ملک را نیز داشته باشد.
در دومین نکته در بحث خرید و فروش املاک باید مشخص شود که ملکی که قرار است خریداری شود، آیا دارای سند رسمی می باشد یا فاقد سند رسمی است؟ در خصوص خرید و فروش بسیاری از املاکی که در شهرهای کوچک یا حاشیه شهرهای بزرگ یا شهرهای شمالی وجود دارد، نکته مهم این است که با وجود یک سند مادر برای یک زمین بزرگ، اما در تبدیل این زمین به قطعات کوچکتر، این قطعات به صورت قولنامهای یا وکالتی معامله شده و خبری از سند رسمی در میان نیست.
باید توجه داشت که اگر ملکی به صورت وکالتی فروخته میشود، قبلا به شخص دیگری فروخته نشده باشد؛ زیرا ممکن است فروشنده قبلا طی قرارداد رسمی ملک را به شخص دیگری فروخته باشد. یکی از شگردهای کلاهبرداران فروش املاک به صورت وکالتی به چند نفر به صورت همزمان است.
بر اساس ماده ۲۲ قانون ثبت:
«دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی را که ملک به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده … را مالک خواهد شناخت .»
بنابراین هرگونه نقل و انتقال ملک بدون سند، امتیازات قانونی سند رسمی را نداشته و از حمایتهای قانونی نیز برخوردار نیست. همچنین، اگر ملکی سند رسمی نداشته باشد، در صورت بروز اختلاف، رفع مشکل و اثبات مالکیت تنها از مسیر مراجع قضایی با صرف وقت و هزینه زیاد میسر است.
ملکی که به فروش میرسد نباید در رهن یا وثیقه شخص یا نهادی باشد و اصطلاحا ملک باید آزاد باشد. اگر ملکی در وثیقه یا رهن باشد، در سند مالکیت ملک، قید میشود، بنابراین در هنگام خرید و فروش املاک حتما باید به آزاد بودن سند توجه کرد. اگر ملک در رهن بانک یا شخص دیگری باشد، در این صورت فروش ملک دارای اشکال بوده و انتقال مالکیت نیز تنها با رضایت رهنگیرنده امکانپذیر است.
خریدار باید به طور دقیق از ملک مورد معامله بازدید و نسبت به شرایط قرارگیری، راههای دسترسی، املاک معارض یا دارای دید و اوصاف ظاهری ملک اطلاع کسب کند.
در خصوص آپارتمانها وضعیت دسترسی راههای مشاعی ساختمان، شرایط استفاده از پارکینگ، حیاط یا پشت بام نیز باید به دقت بررسی شود تا بعد از خرید ملک مشکلی ایجاد نشود.
قرارداد خرید و فروش املاک ممکن است به صورت عادی یا رسمی تنظیم شود. قرارداد رسمی، قراردادی است که طی سند رسمی و با حضور طرفین در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم میشود اما اسناد عادی ممکن است در دفاتر مشاورین املاک یا به صورت شخصی بین طرفین تنظیم شود.
باید توجه داشت که قرارداد فروش یا مبایعهنامهای که در دفاتر املاک تنظیم میشود، تنها یک سند عادی بوده و از نظر قانونی ارزش بیشتری از سندی که در یک برگه معمولی بین طرفین نوشته و امضا میشود، ندارد. البته از منظر قانونی اسناد عادی دارای ارزش و اعتبار است ولی از نظر ارزش اثباتی، هرگز جایگاه سند رسمی را نخواهند داشت.
در قراردادهای عادی، به صورت عمده تاریخ مشخصی برای حضور و نقل و انتقال رسمی ملک در دفترخانه اسناد رسمی تعیین میشود که تخطی از آن از سوی طرفین جایز نیست.